Pierwsza niekonferencja, przy której pomagałem, prawie nie przetrwała do obiadu. Metoda nie zawiodła. Zawiedli organizatorzy, którzy przez cały dzień robili przy niej rzeczy konferencyjne: zapełniali program, pilnowali punktów, trapili się, że nikt nie trzyma się tematu. Tamto wydarzenie nauczyło mnie o Open Space więcej niż wszystkie udane niekonferencje razem wzięte. Schematy błędów powtarzają się potem w kolejnych organizacjach niemal jeden do jednego. Oto osiem, które widuję najczęściej.

1. Z góry zaplanowana agenda

Kusi, żeby zostawić w programie kilka gotowych punktów, skoro uczestnicy i tak będą chcieli widzieć plan. Tyle że w momencie, kiedy to robisz, masz zwykłą konferencję z dodatkową biurokracją. Cała siła Open Space bierze się stąd, że program powstaje rano, z rąk ludzi siedzących w sali, pod to, co ich tego dnia naprawdę zajmuje. Kilka wcześniejszych punktów ściąga ludzi z sesji, które wyłoniłyby się same.

Zamiast tego: pusta ściana programu, bez wyjątków. Jeśli zarząd domaga się „pewnych potwierdzonych punktów”, daj dwa wystąpienia otwierające i resztę zostaw wolną.

2. Temat zbyt wąski na niekonferencję

„Transformacja agile” to temat. „Jak ma wyglądać nasza organizacja produktowa za trzy lata?” to też temat. Żaden nie udźwignie całego dnia. Dobry temat jest na tyle szeroki, że czterdzieści osób znajdzie w nim własne pytanie, a jednocześnie na tyle konkretny, żeby sesje jakoś do siebie pasowały. „Jak będziemy razem pracować dalej” załatwia obie rzeczy: ktoś zrobi sesję o spotkaniach, ktoś o narzędziach, ktoś o układzie biura i każda z tych rozmów będzie na miejscu.

Zamiast tego: zapisz temat jako pytanie, na które firma naprawdę jeszcze nie zna odpowiedzi.

3. Prawo Dwóch Stóp tylko z nazwy

Prawo Dwóch Stóp, czyli: uczysz się albo wnosisz coś od siebie, a jak nie, idziesz gdzie indziej, niesie cały format. Kiedy facylitator wymienia je półgłosem w środku dłuższego wstępu, uczestnicy traktują sesje jak wykłady, z których grzecznie się nie wychodzi. Ludzie przestają się przemieszczać, energia zalega w niewłaściwych miejscach i po południu wydarzenie robi się ciężkie.

Zamiast tego: facylitator ogłasza prawo na otwarciu, wyraźnie, jako pozwolenie, nie obowiązek. I wraca do niego jeszcze dwa razy w ciągu dnia: przed południem i po obiedzie.

4. Otwarcie zostawione samym sobie

Open Space sam się nie uruchomi. Krąg otwierający, w którym przedstawia się temat, tłumaczy metodę i zachęca do wpisywania sesji, wymaga facylitatora, który wie, co robi, i uwagi całej sali. Zespoły, które ten etap skracają, bo „ludzie jakoś sobie poradzą”, dostają salę pełną zdezorientowanych osób krążących wokół pustej ściany programu, a pierwsze sesje startują dwadzieścia minut po czasie.

Zamiast tego: zaplanuj na otwarcie pełne 45–60 minut, jeśli grupa jest niedoświadczona, i postaw na otwierającym kogoś z praktyką, a nie najbardziej entuzjastycznego wolontariusza.

5. Podsumowanie mailowe zamiast dokumentacji

Na koniec dnia ściana ugina się od notatek z sesji. Klasyką jest wysłanie maila z podsumowaniem, którego nikt nie czyta. Lepiej zrobić zdjęcie każdej karty sesji, wrzucić je do wspólnego folderu ułożonego po tytułach i zostawić zespołom wątki do podjęcia. Sesje, które na żywo dały dobrą energię, zwykle nie kończą się wraz z wydarzeniem, pod warunkiem że materiał da się znaleźć w poniedziałek.

Zamiast tego: jedna osoba ma tego dnia jedną pracę: dokumentację. Zdjęcia kart, wspólny folder, wysyłka tego samego wieczoru.

6. Sala nie do końca przemyślana

Open Space potrzebuje jednej dużej przestrzeni na krąg i kilku mniejszych miejsc na sesje, zwykle od czterech do ośmiu. Gdy organizatorzy rezerwują lokal z jedną halą w przekonaniu, że ludzie rozsiądą się po kątach, sesje zaczynają ze sobą kolidować i przeplatać się z obiadowym ruchem. Format przeżyje, ale połowa rozmów i tak przeniesie się na korytarz, czyli tam, gdzie i tak by się odbyły, gdyby nikogo nie zwoływano.

Zamiast tego: sala na krąg otwarcia i zamknięcia plus wydzielone miejsca na mniejsze grupy. Piętro biurowca się sprawdza. Wynajęta kawiarnia, nie.

7. Na liście gości sami entuzjaści

Niekonferencja, na którą przyjdą wyłącznie osoby już przekonane, kończy się miłymi rozmowami i zerem zmian. W sali muszą być sceptycy, cisi specjaliści i ludzie od budżetów. Open Space należy do niewielu formatów, w których sceptyk nie usiądzie wygodnie z tyłu, a jego zarzut, wypowiedziany w trakcie sesji, potrafi stać się najbardziej wartościową rozmową całego dnia.

Zamiast tego: zaproś całe zespoły, łącznie z osobami, które powiedzą wprost, że to bez sensu. Te osoby są najważniejsze.

8. Finał w kręgu i koniec

Krąg zamykający zamyka wydarzenie, ale nie temat. Firma, która traktuje niekonferencję jako jednorazowy event, ma w piątek świetne wspomnienia, a w poniedziałek nic się nie zmienia. Sesje, które wyniosły na stół prawdziwe problemy, muszą dostać właścicieli, inaczej za rok na kolejnej niekonferencji będziemy omawiać to samo, tylko w gorszym nastroju.

Zamiast tego: w kręgu zamykającym zapytaj każdego prowadzącego, czy temat ma być kontynuowany. To, co tak, dostaje przed wyjściem z sali konkretną osobę i datę następnego kroku.

Co łączy wszystkie osiem

Za każdym razem ktoś dopisuje do formatu nawyki konferencyjne, a przecież o całości chodziło o to, że to nie jest konferencja. Metoda ma już czterdzieści lat i jest twardsza, niż wygląda z zewnątrz. Przygotuj ramy, zaufaj ludziom w sali i nie wtrącaj się.