Organizacja klasycznej konferencji to zwykle miesiące pracy — prelegenci, harmonogram, slajdy, logistyka dopięta na ostatni guzik. Cała robota dzieje się, zanim ktokolwiek wejdzie na salę. Niekonferencja odwraca ten schemat: agenda powstaje dopiero wtedy, gdy ludzie się zjawiają, a treść tworzą sami uczestnicy.

Brzmi ryzykownie, ale firmy, które próbowały tego formatu, często mówią o większym zaangażowaniu i lepszych efektach niż przy tradycyjnych wydarzeniach. Google, GitHub czy NASA od lat korzystają z Open Space Technology przy spotkaniach wewnętrznych. Zobaczmy więc, jak zabrać się za swoją pierwszą niekonferencję.

Dlaczego w ogóle warto

Klasyczna konferencja ma sens, gdy chcesz przekazać informacje szerokiej grupie odbiorców. Niekonferencja sprawdza się w innych sytuacjach — gdy trzeba rozgryźć skomplikowany problem, zebrać różne punkty widzenia albo po prostu połączyć ludzi z różnych zespołów, którzy normalnie się nie spotykają.

Metoda stojąca za większością niekonferencji, Open Space Technology, powstała w 1985 roku. Harrison Owen zauważył coś, co pewnie wielu z nas kojarzy z własnego doświadczenia: najciekawsze rozmowy na konferencjach dzieją się w kuluarach, przy kawie, nie na zaplanowanych sesjach. Zaprojektował więc format, który tę spontaniczną energię przenosi na całe wydarzenie, zamiast zostawiać ją na przerwy.

Z perspektywy firmy niekonferencja daje trzy konkretne korzyści.

Po pierwsze — nie musisz nikomu niczego narzucać. Uczestnicy sami proponują tematy i sami je prowadzą, więc to oni, a nie organizator, biorą na siebie ciężar zaplanowania treści.

Po drugie, taki format wyciąga na wierzch rzeczy, których nikt się nie spodziewał. Kiedy ludzie sami wybierają, na co pójdą, przynoszą ze sobą prawdziwe pytania i realne problemy — dyskusje schodzą głębiej, niż pozwoliłaby na to zwykła prezentacja.

Po trzecie — buduje się coś, czego trudno się dorobić inaczej: kontakty między działami. Ktoś z marketingu może usiąść na technicznej rozmowie, inżynier dowie się od wsparcia, z czym faktycznie mierzą się klienci. Na konferencji podzielonej na osobne ścieżki tematyczne takie zderzenia praktycznie się nie zdarzają.

Zanim wydarzenie się zacznie

Niekonferencja wymaga mniej przygotowań niż klasyczna konferencja, ale to nie znaczy, że można improwizować w ostatniej chwili. Na wydarzenie całodniowe warto zarezerwować sobie co najmniej sześć tygodni.

Data i temat

Konkretny temat nie jest niezbędny, żeby format zadziałał, ale pomaga ludziom się do niego przygotować mentalnie. Lepiej sprawdza się szerokie, otwarte pytanie niż wąsko sformułowane hasło. Zamiast „Ulepszmy proces wdrożeń” lepiej zapytać: „Jak wspólnie tworzyć lepsze oprogramowanie?”. Chodzi o to, żeby pytanie zapraszało różne perspektywy, a nie z góry zawężało dyskusję.

Miejsce

Open Space ma swoje wymagania co do przestrzeni. Potrzebna jest jedna duża sala, w której wszyscy zmieszczą się w kręgu — na otwarcie i zamknięcie. Do tego przestrzeń na pracę w mniejszych grupach, choć niekoniecznie muszą to być osobne sale konferencyjne. Spokojny kąt, kilka stolików na otwartej przestrzeni, a nawet ogród — wystarczy, żeby grupy mogły się zebrać i porozmawiać, nie przeszkadzając innym.

Jeśli spodziewasz się 50 osób, zarezerwuj główną salę na jakieś 100 w układzie teatralnym — z zapasem będzie łatwiej. Potrzeba miejsca zarówno na krąg otwarcia, jak i na tzw. ścianę rynku, gdzie wieszane są kartki z tematami sesji.

Facylitator

Dobry facylitator to w praktyce być albo nie być całego wydarzenia. To on otwiera spotkanie, tłumaczy zasady i pilnuje przejść między etapami — wcale nie musi być ekspertem od tematu. Jego zadaniem jest stworzyć ramy, w których treść może się wydarzyć sama.

Warto, żeby przed wydarzeniem przećwiczył mowę otwierającą i miał w głowie podstawowe zasady formatu. W trakcie samego wydarzenia nie powinien uczestniczyć w sesjach — jego uwaga zostaje przy procesie, nie przy treści.

Materiały

Lista rzeczy, które warto mieć pod ręką:

  • duża pusta ściana albo tablica na „rynek” — tam wieszane są tematy sesji
  • karteczki samoprzylepne albo indeksowe na tytuły
  • markery
  • duże arkusze papieru i taśma na oznaczenia sesji
  • flipcharty lub tablice w przestrzeniach grupowych
  • notatniki albo wspólne dokumenty do notatek z sesji

Przy mniejszych wydarzeniach można się obejść cyfrowymi zamiennikami — Dokument Google albo wspólna strona w Notion spokojnie zastąpi papierowe notatki. Fizyczne materiały mają jednak swoją zaletę: łatwiej dzięki nim uzyskać atmosferę współpracy, która jest sercem całego formatu.

Krąg otwarcia

To, jak zacznie się krąg otwarcia, w dużej mierze przesądza o tonie całego wydarzenia. Wszyscy siadają w okręgu, najlepiej bez żadnych stołów pomiędzy sobą. Facylitator staje pośrodku i porusza trzy sprawy.

Najpierw przypomina temat albo pytanie przewodnie — to pomaga ludziom skierować myśli w stronę konkretnych sesji.

Potem tłumaczy cztery zasady Open Space:

  1. Ci, którzy przyszli, są właściwymi ludźmi
  2. Cokolwiek się wydarzy, jest jedyną rzeczą, jaka mogła się wydarzyć
  3. Kiedykolwiek to się zacznie, jest właściwy czas
  4. Kiedy się kończy, po prostu się kończy

Te cztery zdania robią więcej, niż mogłoby się wydawać — zdejmują z ludzi presję związaną z czasem i frekwencją. Jeśli na sesję przyjdą dwie osoby zamiast dwudziestu, to jest w porządku. Jeśli skończy się wcześniej albo później niż planowano — też w porządku.

Na koniec facylitator wyjaśnia Prawo Dwóch Stóp: jeśli trafisz na sesję, na której nic nie wnosisz i niczego się nie uczysz, weź swoje dwie stopy i idź gdzie indziej.

To chyba najważniejsza zasada z całego zestawu. Daje ludziom przyzwolenie na opuszczanie sesji, które im nie służą, dzięki czemu zaangażowanie utrzymuje się na wysokim poziomie przez całe wydarzenie, a nie tylko w pierwszej godzinie.

Rynek

Zaraz po otwarciu facylitator zaprasza wszystkich, którzy chcą poprowadzić sesję, żeby zapisali temat na karteczce. Każdy wybiera slot czasowy i miejsce z dostępnej puli, wiesza kartkę na ścianie rynku i w kilku zdaniach zapowiada, o czym będzie mowa.

Facylitator trzyma tu tempo. „Kto ma temat? Zapisz, powieś, powiedz w skrócie o czym. Bez rozkręcania dyskusji już teraz” — to mniej więcej ton, jaki warto zachować. Chodzi o zwięzłość: imię, tytuł, miejsce, nic więcej.

Proces trwa, dopóki wszyscy chętni nie zawieszą swoich kartek. Rynek zapełnia się slotami, miejscami i tematami — i nagle okazuje się, że agenda, której dziesięć minut wcześniej w ogóle nie było, właśnie powstała.

W trakcie sesji

Kiedy rynek jest już gotowy, ludzie ruszają na pierwsze sesje, a wydarzenie zaczyna toczyć się samo. Rola facylitatora zmienia się z prowadzenia na obserwowanie.

Jakie formy przyjmują sesje

To, jak poprowadzić sesję, zależy w całości od osoby, która ją zgłosiła. Najczęściej pojawiają się:

  • dyskusja grupowa — otwarta rozmowa wokół konkretnego pytania
  • pokaz — ktoś prezentuje projekt albo narzędzie i odpowiada na pytania
  • wspólne rozwiązywanie problemu, który przynosi lider sesji
  • burza mózgów wokół konkretnego projektu czy inicjatywy

Prowadzący nie musi być ekspertem w danym temacie — jego zadaniem jest tylko zacząć rozmowę i utrzymać jej rytm. Bardzo często to właśnie uczestnicy wnoszą wiedzę, której samemu liderowi brakuje.

Pszczoły i motyle

W niekonferencjach naturalnie pojawiają się dwie role. Pszczoły krążą między sesjami i „zapylają” pomysły — mogą opowiedzieć na jednej sesji o czymś, co usłyszały na innej, albo skojarzyć ze sobą ludzi pracujących nad podobnymi sprawami.

Motyle z kolei nie dołączają do żadnej formalnej sesji. Krążą po korytarzach, przy kawie, w cichych zakątkach — i to właśnie z tych pozornie luźnych rozmów często wychodzą najciekawsze rzeczy. Nie warto zaganiać motyli do sal. Ich czas i tak jest dobrze wykorzystany.

Notatki

Każda sesja powinna mieć kogoś, kto notuje — najczęściej robi to sam prowadzący albo prosi o to jednego z uczestników. Notatki nie muszą być drobiazgowe: wystarczy uchwycić główne wątki, ewentualne decyzje i to, co ktoś zobowiązał się zrobić dalej.

Narzędzia cyfrowe znacznie ułatwiają dzielenie się notatkami — dokument Google na sesję, strona w Notion czy zwykły Etherpad w zupełności wystarczą. Chodzi po prostu o to, żeby nic nie zginęło, kiedy sesja się skończy i wszyscy rozejdą się do kolejnych.

Krąg zamknięcia

Po ostatnich sesjach wszyscy wracają do głównego kręgu — to tutaj wydarzenie się spina w całość.

Każdy prowadzący w kilku zdaniach opowiada, co działo się na jego sesji. Nie chodzi o szczegółowe sprawozdanie, tylko krótkie podsumowanie i ewentualne wnioski. Facylitator pilnuje tempa — całe zamknięcie nie powinno ciągnąć się dłużej niż pół godziny.

Po rundzie podsumowań przychodzi czas na refleksję. „Co dziś dla ciebie wyszło na wierzch? Co cię zaskoczyło? Co chcesz z tego zabrać?” — takie pytania pomagają ludziom uporządkować to, czego się nauczyli, zanim wyjdą z sali.

Po wydarzeniu

Praca nie kończy się razem z kręgiem zamknięcia. To, co dzieje się później, ma równie duże znaczenie.

Notatki

Zbierz wszystkie notatki z sesji w jeden dokument i rozeslij go uczestnikom w ciągu dnia lub dwóch. Dzięki temu ludzie mają zapis tego, o czym rozmawiano, i mogą wracać do pomysłów albo kontaktów, które się wtedy pojawiły.

Dalsze kroki

Jeśli z sesji wyszły konkretne działania, ktoś musi wziąć je na siebie — czy to eksperyment do przetestowania, propozycja do napisania, czy zwykłe „trzeba się skontaktować”. Warto śledzić te punkty i sprawdzać po jakimś czasie, co z nich wynikło.

Feedback

Zapytaj uczestników, co zadziałało, a co nie. Co zrobiliby inaczej następnym razem? Czy miejsce było dobrze dobrane? Czy czasu było w sam raz? Ich odpowiedzi to najlepszy materiał do poprawienia kolejnej edycji.

Kilka wskazówek dla firm

Zacznij skromnie. Pierwsza niekonferencja nie musi być wydarzeniem na skalę całej firmy. Lepiej zacząć od jednego zespołu albo grupy międzyfunkcyjnej liczącej 20-40 osób — pozwala to oswoić się z formatem bez dużego ryzyka. Skalować można później, kiedy już wiadomo, że działa.

Ustaw oczekiwania. Zadbaj, żeby każdy rozumiał, na co się wybiera, zanim jeszcze przyjdzie. Krótkie wyjaśnienie z wyprzedzeniem naprawdę pomaga — część osób może kojarzyć niekonferencję z „bezproduktywnym siedzeniem”, więc warto podkreślić, że praca faktycznie się dzieje, tylko w innej strukturze, niż zwykle.

Włącz liderów, ale ostrożnie. Osoby zarządzające powinny być obecne, ale nie dominować. Jeśli sesję prowadzi CEO, ludzie mogą się wahać, czy wyjść albo zakwestionować jego pomysł. Najlepsza rola dla liderów to szczere uczestnictwo i słuchanie, a nie sterowanie.

Nie zapomnij o przerwach. Energia Open Space potrafi być intensywna, więc między blokami sesji warto zostawić czas na złapanie oddechu. Sprawdza się schemat sesji 60-minutowych z 15-minutowymi przerwami między nimi.

Zaufaj procesowi. Na początku wszystko może wydawać się chaotyczne — krąg otwarcia mało uporządkowany, sesje ruszające ospale. To normalne. Jeśli zaczniesz zbyt mocno ingerować, podważysz samą zasadę samoorganizacji, na której cały format się opiera.

Kiedy to nie zadziała

Niekonferencja nie jest rozwiązaniem na każdą okazję. Raczej się nie sprawdzi, gdy:

  • temat jest wąsko techniczny i wymaga prowadzenia przez ekspertów
  • grupa się nie zna i niechętnie włącza się do rozmowy
  • zarząd oczekuje przewidywalnych wyników i pełnej kontroli nad przebiegiem
  • kultura organizacji jest mocno hierarchiczna i unika ryzyka

W takich sytuacjach lepiej sprawdzi się klasyczny format albo jakieś rozwiązanie pośrednie.

Co dalej

Pierwsza niekonferencja nauczy cię o tym formacie więcej niż jakikolwiek poradnik. Warto zwracać uwagę, co zagrało, a co nie, i wykorzystać te wnioski przy kolejnej edycji.

Firmy, które wprowadzają niekonferencje na stałe do swojej pracy nad rozwojem i rozwiązywaniem problemów, często mówią o mocniejszej współpracy między zespołami i szybszym tempie wdrażania nowych pomysłów. Im lepiej ludzie rozumieją zasady formatu, tym łatwiej go skalować.

Próg wejścia jest tu naprawdę niski — potrzeba miejsca, facylitatora i ludzi gotowych się zaangażować. Znika cała złożoność typowego planowania konferencji, zostaje skoncentrowana, prowadzona przez samych uczestników energia — i to właśnie ona sprawia, że ten format tak dobrze działa.