Niekonferencja czy konferencja? Co wybrać na swoje wydarzenie

Oba formaty wyglądają na początku podobnie: sala, ludzie, kawa. Dalej robi się różnie. Konferencja nadaje treść ze sceny, niekonferencja pozwala sali zdecydować, o czym warto pogadać. Zły wybór formatu pod konkretny cel to najczęstszy i najdroższy błąd organizatorów.

Przygotowania: miesiące kontra tygodnie

Klasyczna konferencja zaczyna się od zbierania zgłoszeń. Prelegenci przysyłają propozycje, komitet je przegląda, układa program, potem przychodzi zbiórka slajdów i próby z nagłośnieniem. Jednodniowe wydarzenie dla 200 osób to trzy–sześć miesięcy pracy. I to pracy wstępnej: najwięcej dzieje się przed wydarzeniem, nie w trakcie.

Niekonferencja działa odwrotnie. Nie ma kogo rezerwować ani programu do układania, bo jedno i drugie powstaje na miejscu. Do ogarnięcia zostaje sala, facylitator, jedzenie i temat. Ktoś, kto robi to pierwszy raz, zorganizuje niekonferencję dla 60 osób w cztery–sześć tygodni.

To zmienia, kto w ogóle może takie coś postawić na nogi. Niekonferencję zrobi zespół działu, dokładając do swoich obowiązków jeszcze jeden projekt. Konferencja wymaga budżetu i kogoś, dla kogo organizacja wydarzeń to jest praca.

Skąd się bierze treść

Na konferencji jakość treści zależy od selekcji prelegentów. Gdy selekcja jest dobra, słucha się dopracowanych, przećwiczonych wystąpień. Gdy jest przeciętna, ogląda się prezentacje zarezerwowane pół roku wcześniej, często z powodów czysto układowych, o problemach, których firma dawno nie ma.

W niekonferencji nikt nie filtruje tematów przed wydarzeniem. Rano każdy może zaproponować sesję. Jakość pilnuje inny mechanizm: ludzie głosują nogami. Sesja, której nikt nie potrzebuje, po kilku minutach jest pusta. Dla kogoś, kto latami układał programy konferencji, to brzmi jak herezja. Działa.

Ceną jest to, że sesje bywają surowe. To rozmowy, nie występy. Jeśli potrzebujesz nagranego materiału, z którego inni będą korzystać po fakcie, konferencja wygrywa. Jeśli chodzi o wspólne rozgryzienie realnych problemów, niekonferencja.

Jak zachowują się uczestnicy

Zerknij na salę konferencyjną o 15:00. Otwarte laptopy, telefony w dłoniach, spora część sali odpisuje na maile. To nie jest kwestia dyscypliny. Nikt po prostu nie jest w stanie słuchać uważnie przez osiem godzin.

Niekonferencja żyje ruchem. Prawo Dwóch Stóp mówi wprost: skoro niczego się nie uczysz i niczego nie wnosisz, przejdź do innej sesji. Nikt nie chowa się w tłumie, bo tłumu nie ma. Każda sesja powstała, bo ktoś z sali jej chciał. Na wewnętrznych niekonferencjach regularnie odzywają się ludzie, którzy na zwykłych spotkaniach nie powiedzieli przez rok ani słowa, a to często oni mają najciekawsze rzeczy do dodania, kiedy format przestaje nagradzać głośnych.

Ile to kosztuje

Grube przybliżenie dla jednodniowego wewnętrznego wydarzenia na 100 osób:

Niekonferencja wychodzi zwykle co najmniej dwa razy taniej. Pieniądze, które nie poszły na prelegentów, można włożyć w lepsze jedzenie i lepsze miejsce, czyli w to, co ludzie po fakcie naprawdę zapamiętają.

Który format kiedy

Konferencję wybierz, gdy:

• musisz przekazać to samo przesłanie wszystkim naraz,
• wiedzy, której potrzebujesz, nie ma w sali,
• zależy Ci na nagraniach, które posłużą dłużej niż jeden dzień,
• ludzie przychodzą słuchać, nie mówić.

Niekonferencję wybierz, gdy:

• odpowiedzi są w głowach ludzi, którzy mają przyjść,
• liczą się relacje i zaangażowanie bardziej niż sam przekaz,
• problem zmienia się szybciej, niż zdążysz ułożyć program,
• chcesz wyciągnąć na wierzch tych, którzy zwykle milczą.

Wiele organizacji kończy na hybrydzie: rano jedna–dwie prezentacje, potem Open Space do wieczora. Mamy i przekaz z góry, i rozmowę. Dla zespołów, które nigdy nie były na wydarzeniu bez programu, to też łagodniejszy start.

Większość firm organizujących wydarzenia wewnętrzne potrzebuje po prostu mniej sceny i więcej rozmowy, niż im się wydaje.